如果你所在的专科院校没有及时收集和整理你的档案，这可能是由几个原因造成的：
学校管理问题：
学校或相关部门的管理不善，可能由于行政流程上的疏漏或人力资源不足导致档案没有被及时收集。
技术和管理能力：
民办学校可能在档案管理方面缺乏专业的信息化处理技术和人员，导致档案信息化建设的进程滞后。
档案转移问题：
在学生转校或升学时，档案的转移可能没有得到妥善处理。
对于这种情况，你可以采取以下措施：
联系学校：首先尝试与学校学籍管理部门或档案管理部门联系，了解档案的具体情况，并要求他们帮助找回或补发档案。
寻求帮助：如果直接联系学校没有解决问题，可以寻求校友会或相关学生组织的帮助。
法律途径：如果上述方法都不能解决问题，可以考虑咨询法律援助机构或律师，了解是否有法律途径可以解决。
备用证明：如果档案无法找回，寻找其他备用证明，如学历证书、成绩单等，可能需要通过学校相关部门或教育行政部门查询获得。
请保持耐心，并与学校保持沟通，同时妥善保存所有沟通记录和证明文件